نظريه مشورتي كميسيون حقوقي جامعه در مورد اوراق جديد
دستورالعمل حذف اوراق بهادار در تنظيم اسناد رسمي و نحوه استفاده دفاتر اسناد رسمي از سامانه ثبت الکترونيکي اسناد"
متن دستورالعمل به شرح ذيل است:
نظر به اينکه در راستاي اجراي بند « و» ماده 46 و بند « م» ماده 211 قانون برنامه پنج ساله توسعه جمهوري اسلامي ايران و بند ج ماده 12 قانون ارتقاء سلامت نظام اداري و مقابله با فساد و به عنوان يکي از مقدمات اجرايي شدن ثبت آني معاملات، اوراق مورد استفاده در تنظيم اسناد رسمي (يک برگي، نيم برگي و خلاصه معاملات املاک ثبت شده و در جريان ثبت) از عداد اوراق بهادار خارج مي گردد و دفاتر اسناد رسمي بايد اوراق مورد نياز خود را به شرح ذيل از طريق «سامانه ثبت الکترونيکي اسناد» به نشاني www.ssar.ir تهيه نمايند لذا تکاليف و ضوابط مربوط به شرح آتي است:
ماده 1- امکان بهره برداري دفاتر اسناد رسمي از «سامانه ثبت الکترونيکي اسناد» به منظور تهيه اوراق سند رسمي و خلاصه معامله در جريان ثبت از تاريخ 15/12/1391 فراهم است و سران دفاتر مي توانند اوراق مورد نياز خود را براي شروع استفاده در سال 1392، تهيه نمايند ليکن تنظيم سند با استفاده از اين اوراق از ابتداي سال 1392 مجاز خواهد بود.
پيشنهاد ما:جهت دريافت اوراق از سامانه مذكور پيشنهاد ميگردد بعد از تكميل مراحل و قبل از پرينت،اوراق درخواستي را در كامپيوتر خود save نمايند و پرينت نهائي را از فايل ذخيره شده در كامپيوتر خود دريافت نمايند . چون در صورت پرينت مستقيم از سامانه ممكن است در اثر قطعي ارتباط ، پرينت تعدادي از اوراق مقدور نباشد در حاليكه تعداد كل درخواستي در سامانه بنام شما ثبت گرديده و دومين حسن اينعمل اينست در صورتي كه بنا به دلايلي يك يا چند برگ از اوراق موقع تنظيم سند يا بعد از تنظيم سند نياز به اصلاح و تعويض داشت و يا در پرينتر گير كرده و باعث خرابي ورقه گردد ميتوانيد همان اوراق را مجددا پرينت گرفته و استفاده نمائيد كه در اينصورت ضايعات و خرابي اوراق تحويلي از سامانه نزديك به صفر خواهد بود. قابل تذكر است كه در صورت ذخيره اين اوراق در كامپيوتر احتمال دسترسي اشخاص به اوراق مذکور ممکن است وجود داشته باشد پيشنهاد ميگردد اطلاعات روي يک عدد فلش ذخيره شود و فلش مذکور در محل امن نگهداري شود.
تبصره: با توجه به بهره برداري دفاتر اسناد رسمي از سامانه مديريت جامع املاک سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، صدور و ارسال خلاصه معامله املاک ثبت شده، مطابق دستورالعمل "ثبت الکترونيکي خلاصه معاملات املاک" خواهد بود.
توضيحات اين قسمت در اطلاعيه بعدي داده ميشود.
ماده 2- دفاتر اسناد رسمي از تاريخ 1/1/1392 مجاز به استفاده از اوراق بهادار فعلي نبوده و مکلفند اوراق سند رسمي و خلاصه معامله املاک ثبت شده را مطابق اين دستورالعمل از «سامانه ثبت الکترونيکي اسناد» تهيه نموده و براي تنظيم اسناد رسمي مورد استفاده قرار دهند.
پيشنهاد ما : اسناديكه همكاران قبل از سال جديد در اوراق قبلي (واتر مارك) تنظيم و به دفتر وارد نموده اند ليكن بنا به دلايلي متعاملين امضاي آنرا به سال جديد موكول نموده اند هر چند تاريخ ثبت اسناد مذكور به تاريخ سال جديد خواهد بود ، بنظر اشكالي نداشته و نياز به تعويض اوراق و توضيح دفتر نخواهد داشت .
ماده 3- دفاتر اسناد رسمي تا پايان اسفند ماه سال 1391 مطابق رويه جاري از اوراق بهادار يک برگي و نيم برگي و خلاصه معاملات املاک ثبت شده و در جريان ثبت استفاده و سپس باقيمانده اوراق بهادار مذکور را حداکثر تا پايان ارديبهشت ماه سال 1392 به ادارات و واحدهاي ثبتي مربوط تحويل و رسيد دريافت نمايند.
ماده 4- ادارات و واحدهاي ثبتي مکلفند مطابق اطلاعاتي که از سابقه فروش اوراق بهادار به هر يک از دفاتر اسناد رسمي در اختيار دارند، صورت جلسه اي مشتمل بر آخرين اطلاعات مربوط به موجودي اوراق هر دفترخانه و تعيين اوراق استفاده شده و باطله و اعلام سردفتر مبني بر اينکه هيچ گونه برگه اي از اوراق بهادار قبلي در دفترخانه باقي نمانده، تنظيم و مانده اوراق دفاتر را تحويل گرفته و تا تعيين تکليف نهايي در محلي امن و تحت نظارت نماينده حفاظت و اطلاعات نگهداري نمايند.
ماده 5- مشخصات اوراق مورد استفاده در تنظيم اسناد رسمي که به وسيله سامانه ثبت الکترونيکي اسناد توليد مي گردد، به شرح زير است:
5-1- چاپ اوراق اعم از برگ سند رسمي و برگ خلاصه معامله املاک در جريان ثبت، توسط اين سامانه، صرفا" در قطع A4 ميباشد.
5-2- هر يک از اوراق چاپ شده توسط سامانه، داراي يک شناسه يکتا و رمز تصديق بوده که در صدر اوراق چاپ ميشود. اين شناسه و رمز، ملاک شناسايي و تصديق اوراق در سامانه خواهد بود.
5-3- مشخصات دفترخانه، شامل نام و نشاني دفترخانه و نام سردفتر، توسط سامانه، در صدر اوراق چاپ ميشود. همچنين اوراق چاپ شده توسط سامانه، داراي يک بارکد دوبعدي حاوي نام دفترخانه و نام سردفتر ميباشد.
پيشنهاد ما : در بعضي موارد مشاهده ميگردد اطلاعات مربوط به محل دفترخانه و شماره تلفن موجود در سامانه مربوط به اطلاعات قبلي است و اصلاح نگرديده لذا همكاران دقت فرمايند قبل از تكميل فرم سامانه و ذخيره آن در كامپيوتر خود آدرس محل و تلفن دفترخانه را اصلاح نموده و منتظر اصلاح سامانه شوند تا بعد از اصلاح اقدام به ذخيره سازي نمايند. حسب اطلاع مدت 24 ساعت طول مي کشد تا اصلاحيه در سامانه اعمال گردد.
5-4- در اوراق چاپ شده توسط سامانه، محل امضاي سردفتر و مهر دفترخانه در سمت راست بالاي اوراق و محل امضاي دفتريار در سمت چپ بالاي اوراق منظور شده است.
5-5- در اوراق چاپ شده توسط سامانه، محل ثبت وجوه دريافتي براي تنظيم سند، در پايين اوراق منظور شده است.
ماده 6- سازمان ثبت اسناد و املاک کشور به منظور استفاده دفاتر اسناد رسمي از سامانه ثبت الکترونيکي اسناد به جهت چاپ اوراق، شناسه کاربري (کد يکتاي دفترخانه) و رمز عبور اختصاصي (رمز اوليه: نام کاربري در سامانه مديريت جامع املاک) براي هر سردفتر منظور خواهد نمود. حفظ محرمانگي و حفاظت از اين شناسه کاربري و رمز عبور، بر عهده شخص سردفتر ميباشد.
پيشنهاد ما : با توجه به اينكه شناسه كاربري و رمز عبور اختصاصي از طرف سازمان براي هر يك از همكاران به سهولت قابل پيش بيني و دسترسي است لذا پيشنهاد ميگردد كليه همكاران بعد از ورود به سامانه در اولين ثبت نام ، شناسه و رمز مذكور خود را به نحوي تغيير دهند كه قابل پيش بيني و دسترسي نباشد.
ماده 7- سردفتر در ابتدا با مراجعه به سامانه تعداد 100 برگ اوراق جهت تنظيم سند رسمي و در صورت نياز 50 برگ اوراق مربوط به تنظيم خلاصه معامله املاک در جريان ثبت دريافت مينمايد. متعاقباً به ميزان مصرف اوراق مصرف شده و ورود اطلاعات اوراق استفاده شده (مطابق ماده 8)، سردفتر ميتواند به همان ميزان اوراق جديد دريافت نمايد.
پيشنهاد ما : همكاران مستحضر هستند اوراق خلاصه معامله املاك جديد مختص املاك در جريان ثبت است و شامل املاك ثبت شده نميباشد لذا پيشنهاد ميگردد دفاتري كه اسناد مربوط به املاك در جريان ثبت را كمتر ثبت مينمايند اوراق مربوطه را كمتر از 50 برگ دريافت كنند. ( خلاصه معاملات مربوط به املاك ثبت شده در اطلاعيه بعدي توضيح داده ميشود)
ماده 8- با توجه به اينکه نظارت لازم بر ميزان دريافت و چگونگي استفاده از اوراق و ثبت اطلاعات در سامانه از طرف سازمان ثبت اسناد و املاک صورت ميپذيرد، لذا سردفتر اسناد رسمي مکلف است حداکثر ظرف 10 روز از تاريخ تنظيم سند رسمي يا خلاصه معامله املاک در جريان ثبت، در اوراق دريافت شده با ورود به سامانه، نوع سند تنظيم شده، در هر برگه دريافتي به علاوه شماره ثبت دفتر و تاريخ ثبت در دفتر را در سامانه ثبت نمايد.
توضيح : مشكلي كه در اين قسمت بنظر ميرسد اينكه طبق ماده 8 مذكور بعد از تنظيم سند و ورود آن به دفتر تا زمان امضاي متعاملين و تاريخ ثبت دفتر در مواردي مدت زمان بيش از 10 روز طول ميكشد در حاليكه از زمان مصرف اوراق تا زمان ورود به سامانه و اخذ اوراق جديد 10 روز فرصت در نظر گرفته شده . حال سئوال اينجاست اگر سندي را تنظيم و وارد دفتر نموديم ليكن متعاملين تا 10 روز آنرا امضا نكنند ، تكليف چيست ؟ اگر تاريخ ورود بدفتر را به سامانه وارد نمائيم يك اشكال پيش خواهد آمد و آن اينكه بعد از ثبت و تكميل سند و تكميل تاريخ آن سندي در دست ارباب و رجوع خواهيم داشت كه تاريخ آن مغاير با تاريخي است كه در سامانه ثبت گرديده و اگر تاريخ سند را وارد نكنيم سامانه آنرا پذيرش نخواهد كرد.
پيشنهاد ما : تا زماني كه بخشنامه تكميلي از سوي سازمان محترم ثبت تكليف را مشخص ننموده پيشنهاد ميشود در چنين مواردي همكاران تاريخ ورود بدفتر را به سامانه وارد كنند تا بتوانند اوراق جديد جايگزين را دريافت نمايند . هر چند تاريخ سندي كه در سامانه ثبت گرديده با اصل سندي كه در دست مردم خواهد بود مغايرت خواهد داشت .
تبصره- پس از ثبت اطلاعات اوراق استفاده شده، امکان ويرايش اين اطلاعات در سامانه وجود نخواهد داشت. لذا سردفتر مکلف است در ثبت اطلاعات در سامانه، نهايت دقت را به عمل آورد.
ماده 9- چنانچه اوراق مذکور در حين دريافت از سامانه دچار اشکال در چاپ يا پارگي و غير قابل استفاده گرديد، سردفتر مکلف است نسبت به امحاء آن اقدام و مراتب را در سامانه درج نمايد. همچنين در صورتي که اوراق دريافت شده به هر دليلي مفقود گرديد يا به سرقت رفت، سردفتر مکلف است ضمن درج در سامانه، مراتب را به اداره ثبت محل و مرجع انتظامي ذيصلاح اعلام نمايد.
توضيح : نسبت به جلوگيري از پارگي و خرابي اوراق در صدر توضيح داده شد .
ماده 10- نظر به اينکه هر يک از اوراق دريافتي از سامانه داراي شناسه اختصاصي و يکتا و رمز تصديق است، لذا تهيه و چاپ اوراق خارج از سامانه مذکور با استفاده از ساير امکانات نرمافزاري يا تهيه تصوير از اين اوراق مجاز نبوده و تنظيم سند توسط دفاتر، ميبايست صرفاً در اوراق چاپ شده از طريق سامانه صورت گيرد.
توضيح : ذخيره اوراق درخواستي از سامانه در كامپيوتر و چاپ از كامپيوتر مغايرتي با ماده 10 مذكور ندارد.
ماده 11- سردفتران اسناد رسمي و ذينفعان ميتوانند براي كنترل اصالت اوراق ،شناسه يكتا و رمز تصديق مندرج در بالاي اوراق را در سامانه وارد و اطلاعات مرتبط با سند ( شامل دفترخانه دريافت كننده اوراق ، نوع ، شماره ثبت و تاريخ سند تنظيم شده) را رويت نمايند.
توضيح: كنترل اصالت اوراق بغير از ورود به سامانه از طريق نرم افزار باركد خوان كه قابل نصب بر روي كامپيوتر و بعضي از گوشي هاي تلفن همراه نيز ميباشد مقدور است بطوريكه با گرفتن دستگاه بار كد خوان يا دوربين گوشيهاي مذكور به قسمت باركد دو بعدي در سمت چپ بالاي اوراق اصالت اوراق ،نام سردفتر و شماره دفترخانه قابل رويت ميباشد بنا بر اين چون باركد مذكور نزديك محل امضاي دفتريار ميباشد ،همكاران محترم دفتريار حين امضا دقت فرمايند تا روي باركد خط نياندازند كه باركد خوان نتواند آنرا تشخيص دهد.
ماده 12- با توجه به اينکه اطلاعات دفتر اسناد رسمي (شامل نام، نشاني و شماره تلفن دفترخانه)، توسط سامانه در صدر اوراق چاپ ميشود، لذا در صورت نادرست بودن اين اطلاعات، دفتر اسناد رسمي مکلف است با رجوع به سامانه، نشاني و شماره تلفن صحيح دفترخانه را اعلام نمايد.
مديران کل ثبت اسناد و املاک استانها، رؤساي واحدهاي ثبتي، کانون سردفتران و دفترياران، همچنين کليه سردفتران و دفترياران مکلف به اجراي اين دستورالعمل هستند. معاونين سازمان و مديران کل بازرسي و رسيدگي به شکايات، حفاظت و اطلاعات و دفتر توسعه فناوري و اطلاعات، مسئوليت نظارت بر حسن اجراي اين دستورالعمل را بر عهده دارند.
احمد تويسرکاني
معاون رئيس قوه قضاييه و
رئيس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور
سئوالات مطروحه از سوي همكاران در مورد اوراق جديد:
1= در اسناد غير مالي موضوع بند ب تعرفه حق التحرير ،براي اسنادي كه مفصل و مختصر تعريف شده حق التحرير بر چه مبنائي است ؟
جواب : بموجب تبصره 5 ذيل تعرفه حق التحرير" سند مختصر سندي است كه به اندازه 17 سطر اوراق نيم برگي باشد و منظور از سند مفصل سندي است كه بيش ار آن باشد" بنابراين اگر در اسنادي كه براي مختصر و مفصل آنها تعرفه جداگانه اي تعريف گرديده ( اسناد وكالت و وقف نامه و وصيت نامه) متن سند از 17 سطر بيشتر باشد مشمول تعرفه اسناد مفصل است و در صورتيكه 17 سطر و كمتر باشد مشمول تعرفه سند مختصر.
2= در اسناد وكالت و وقف نامه و وصيت نامه اگر صفحه اول بيش از 17 سطر بود و جهت تنظيم سند صفحات دوم و سوم نياز بود تعرفه صفحات اضافي به چه صورت خواهد بود؟
جواب: بموجب تبصره 3 ذيل تعرفه حق التحرير " چنانچه سند در بيش از يك برگ تنظيم شود به ازاي هر برگ اضافي 80000 ريال و به ازاي هر نيم برگ اضافي 50000 ريال دريافت ميشود" بنا بر اين صرف نظر اينكه صفحه اول در اسناد وكالت و وقف نامه و وصيت نامه مفصل باشد يا مختصر چون تبصره 3 را ناظر به" برگ" اضافي مقيد نموده نه مختصر و مفصل و با اوراق جديد موضوعيت اوراق يك برگي منتفي گرديده است ، حق التحرير هر برگ اضافي فقط 50000 ريال ميباشد .
مثلا اگر وكالتي تنظيم نمائيم كه براي فروش ملك و يا صلح سرقفلي باشد و در صفحه اول 17 سطر يا كمتر بود حق التحرير آن 400000 ريال و اگر بيش از 17 سطر بود و در صفحه اول تمام شد حق التحرير آن 500000 ريال و چنانچه صفحه اول با بيش از 17 سطر كفايت ننمود به ازاي هر برگ اضافي 50000 ريال دريافت ميگردد.
3= آيا حق التحرير برگ اضافي شامل كليه اسناد ميشود يا فقط شامل اسناد مختصر و مفصل است ؟
جواب: تبصره 3 تعرفه حق التحرير كلي است . بنابر اين هر برگ اضافي 50000 ريال شامل كليه اسناد ميباشد.
با توجه به طولاني بودن شماره شناسه اوراق جديد و مقررات موجود آيا تكليفي به درج شماره ( شناسه) در اسناد تنظيمي داريم ؟
جواب: قيد شماره اوراق در اسناد تنظيمي لازم است.
4= در صورتيكه درج شماره اوراق در سند تكليف قانوني است آيا عدم درج شماره مذكور در ثبت دفتر بلا اشكال است ؟
جواب : ثبت دفتر بايد مطابق متن سند باشد و قيد شماره در سند وعدم قيد آن در ثبت دفتر اشكال دارد. ليكن در صورت مصرف اوراق متعدد بصورت تسلسل با قيد شماره كامل سريال اول واكتفا به رقمهاي آخر با استفاده از "واو" عطف و در صورت تعدد بيش از 2 برگ بصورت "الي" بنظر بلا اشكا ل ميرسد.
5= با توجه به عدم قيد ماده 16 آئين نامه اجرا در ذيل اوراق امضاي متعاملين ذيل متن سند انجام ميشود يا انتهاي صفحه؟
جواب = يك امضا ذيل متن سند كفايت ميكند و تكليفي به امضاي دوم يا آخر صفحه وجود ندارد.
6= با توجه به تكليفي كه مطابق ماده 50 قانون ثبت در مورد احراز هويت متعاملين با حضور شهود معين و قيد آن در اسناد را لازم دانسته و اينكه در اوراق جديد محلي براي آن تعيين نگرديده تكليف چيست ؟
