جناب آقاي مهندس صدر نوري

مدير محترم فن آوري اطلاعات سازمان ثبت اسناد و املاك كشور

با سلام و احترام ضمن عرض خسته نباشيد ، در رابطه معضل اساسي ثبت آني اسناد آنچه فعلا و قبل از اجرائي شدن ثبت آني اسناد به نظر اين جامعه ميرسد ذيلا معروض ميگردد و اميد است با توجه به حجم سنگين برنامه در نظر گرفته شده ، جلوگيري از هرگونه ناهماهنگي و مشكلات احتمالي ديگر در مرحله اجرا ، همكاري نزديكي با نمايندگان كانونها و جوامع استانها بعمل آيد تا انشاءالله خللي در امور دفاتر و نهايتا سردرگمي ارباب و رجوع بوجود نيايد.

برابر اعلام مسئولين سازمان و بموجب مندرجات راهنماي سامانه ثبت الکترونيک اسناد و آنچه در کارگاه آموزشي سازمان ثبت اسناد و املاک مورد تائيد قرار گرفته است در مراحل ابتدائي ثبت الکترونيک اسناد ، ثبت متن اسناد در دفتر سردفتر طبق روال قبلي همچنان ادامه خواهد يافت.

برابر پروسه اي که براي تنظيم اسناد در نظر گرفته شده است پس از ورود اطلاعات اسناد و اخذ شناسه يکتا از سامانه ثبت الکترونيک اسناد ، سند چاپ ميشود و بايد در دفتر ثبت شود و پس از ثبت سند در دفتر، متعاملين بايد سند و دفتر را امضا کنند و پس از امضاي سند، تائيد نهائي سند در سامانه توسط سردفتر انجام خواهد گرفت و دراين مرحله جريان کار تنظيم سند تکميل خواهد شد.

همچنانکه استحضار داريد ثبت سند امري زمان بر است و به فوريت قابل انجام نيست خصوصا اسناد بانکي بسته به تعداد صفحات آن در مدت زمان نسبتا طولاني ثبت ميشود از سوي ديگر سندي که در سامانه ثبت الکترونيک اسناد تنظيم و چاپ ميشود داراي تاريخ است و هنگام چاپ، تاريخ سند بسته شده است و به زمان اتمام ثبت دفتر و امضاي متعاملين موکول نميشود در اين حالت اگر لزوم حضور متعاملين در دفترخانه همزمان با چاپ سند و ثبت آن در دفتر مدنظر قرار گيرد تصديق ميفرمائيد که نحوه اقدام دفترخانه با مشکل لاينحل مواجه است.

اگر تاريخ از متن سند چاپ شده برداشته شود سند در فرصت زماني مناسب ثبت دفتر شده و متعاملين در زمان دلخواه براي امضاي سند مراجعه کنند ديگر تماميت ثبت آني اسناد معنا و مفهوم خود را از دست داده و صرفا به مفهوم ورود اطلاعات اسناد تنظيم شده (مانند ارسال خلاصه در سيستم سنتي) تبديل خواهد شد و نميتوان آنرا به هيچ عنوان ثبت آني اسناد ناميد.

ليکن اگر تاريخ حذف نشود دو حالت متصور است اول اينکه سازمان اجازه دهد تاريخ ديگري نيز توسط دفترخانه به سند زده شود که نشانگر زمان تکميل و امضاي سند باشد در اينصورت نيزهمان ايراد قبلي موجود است و نميتوان آن را ثبت آني اسناد ناميد.

حالت دوم نيز آن است که ظاهر همه چيز درست باشد ولي دفترخانه پس از اتمام ثبت دفتر و حضور متعاملين در دفترخانه در تاريخي بعد از تاريخ مندرج در سند امضاي ايشان را اخذ نمايد و بظاهر چنين وانمود شود که ثبت دفتر و اخذ امضا در زمان ثبت سند در سامانه انجام گرفته است که صد البته اين بدترين حالت ممکن است زيرا غير از ارتکاب تخلف انتظامي ،جرم موضوع بند 4 ماده 100 قانون ثبت نيز بوقوع پيوسته است.

با توجه به اينکه کليه مفاد و مندرجات سند تمام و کمال در سامانه ثبت الکترونيک اسناد ثبت خواهد شد و هيچ کس توان کوچکترين تغيير در مفاد سند تنظيمي را نخواهند داشت لذا ثبت دفتر عملا فايده خود را از دست خواهد داد بنابراين پيشنهاد ميگردد تازمان رفع تکليف قانوني ثبت سنتي اسناد دردفتر به يکي از دوروش زير اقدام گردد:

1- يک نسخه اضافي از اسناد چاپ گرفته شده و بصورت دوره اي صدتا صدتا يا بيشتر مجلد شود و بدين نحو به تکليف مقرر در قانون (ثبت سند در دفتر)عمل شود.

2- در دفتر سردفتر تازمان حذف کامل دفتر فقط نام و نام خانوادگي متعاملين و عنوان و خلاصه سند در حد يک سطر درج و بامضاي متعاملين برسد.

در اينصورت براي تنظيم سند به متعاملين وقت معيني داده ميشود و پس از حضور متعاملين در دفترخانه مراحل پاياني سند در سامانه انجام شده و بلا فاصله در دفتر ثبت شده (به شيوه اي که فوقا ذکر شد درصورتيکه کاملا حذف نشود) و بامضاي متعاملين ميرسد و همزمان تائيد نهائي سند نيز توسط سردفتر انجام خواهد شد و تاريخ سند دو تا نخواهد شد.

با احترام

سعيد چشمائي اسكوئي

رئيس هيئت مديره جامعه سردفتران و دفترياران استان آذربايجانشرقي